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L’extrait Kbis est souvent présenté comme la carte d’identité officielle d’une société commerciale. Il permet de prouver que l’entreprise existe légalement et qu’elle est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés, appelé RCS.
Mais comment obtenir son premier Kbis ? Quelles démarches faut-il réaliser ? Et que faire si le document n’est toujours pas disponible après le dépôt du dossier ?
Startea vous explique les différentes étapes.
L’extrait Kbis est un document officiel délivré aux personnes morales immatriculées au RCS. Il concerne donc notamment les SAS, SASU, SARL et EURL.
Il contient les principales informations relatives à la société :
sa dénomination sociale ;
son numéro Siren ;
sa forme juridique ;
son adresse ;
son activité ;
le montant de son capital social ;
l’identité de ses dirigeants ;
sa date d’immatriculation.
L’extrait Kbis concerne les sociétés commerciales. L’extrait K, quant à lui, concerne les personnes physiques exerçant une activité commerciale sous la forme d’une entreprise individuelle.
Le Kbis permet à une société de justifier officiellement son existence et son immatriculation.
Il peut notamment être demandé pour ouvrir certains comptes professionnels, débloquer le capital social, travailler avec un fournisseur ou prouver la situation juridique de l’entreprise auprès d’un partenaire.
Il existe également une attestation d’immatriculation au Registre national des entreprises. Ce document peut être téléchargé gratuitement et peut suffire pour certaines démarches.
Il n’est pas nécessaire de déposer une demande de Kbis séparée lors de la création de l’entreprise.
Le premier Kbis est délivré après la validation de la formalité de création et l’immatriculation de la société au RCS. Pour l’obtenir, il faut donc constituer correctement le dossier de création de l’entreprise.
La première étape consiste à choisir la forme juridique adaptée au projet.
Un entrepreneur qui souhaite créer seul peut notamment choisir une SASU ou une EURL. Un projet réunissant plusieurs associés pourra prendre la forme d’une SAS ou d’une SARL.
Ce choix doit être réalisé avec attention, car il influence le fonctionnement de la société, le statut du dirigeant, la fiscalité et les règles de prise de décision.
Toute société doit posséder une adresse officielle.
Le siège social peut notamment être établi au domicile du dirigeant, dans un local professionnel ou auprès d’une société de domiciliation, sous réserve de respecter les conditions applicables.
Un justificatif correspondant à cette adresse devra être intégré au dossier d’immatriculation.
Les statuts définissent les principales caractéristiques de la société et ses règles de fonctionnement.
Ils doivent notamment préciser :
la dénomination sociale ;
la forme juridique ;
l’objet social ;
le siège social ;
le montant du capital ;
la durée de la société ;
les règles applicables aux associés.
Les statuts doivent être finalisés, datés et signés avant le dépôt définitif de la demande d’immatriculation.
Lorsque des apports en argent sont réalisés, les fonds doivent être déposés auprès d’un organisme habilité.
Une attestation de dépôt du capital est ensuite remise au créateur. Elle doit généralement être ajoutée au dossier de création.
Les informations figurant sur cette attestation doivent correspondre à celles indiquées dans les statuts.
La création d’une société doit faire l’objet d’une publication dans un support habilité à recevoir des annonces légales.
Après la publication, une attestation de parution est délivrée. Ce document doit également être transmis lors de la formalité d’immatriculation.
Il est important de vérifier que les informations contenues dans l’annonce légale correspondent exactement à celles des statuts.
Le dossier doit comporter les documents liés à la société, à son dirigeant et à son activité.
Selon la situation, il peut notamment être nécessaire de fournir :
les statuts signés ;
l’attestation de dépôt du capital ;
l’attestation de publication de l’annonce légale ;
le justificatif du siège social ;
la pièce d’identité du dirigeant ;
la déclaration de non-condamnation et de filiation ;
l’acte de nomination du dirigeant ;
les justificatifs exigés pour une activité réglementée.
La liste exacte dépend de la forme juridique, de l’activité exercée et de la situation des personnes participant à la société.
La création de l’entreprise doit être déclarée sur le Guichet unique des formalités d’entreprises géré par l’INPI.
Cette plateforme centralise notamment les formalités de création, de modification et de cessation d’activité. Les informations sont ensuite transmises aux organismes chargés de les contrôler, parmi lesquels les greffes des tribunaux de commerce.
Une fois le dossier envoyé, son avancement peut être suivi depuis l’espace personnel du déclarant sur le portail de l’INPI.
Pour une société commerciale, le greffe compétent contrôle le dossier avant de valider l’immatriculation au RCS.
Lorsque la formalité est validée, l’extrait Kbis est communiqué par le greffe. Le Guichet unique ne délivre donc pas directement le Kbis.
Si une pièce est manquante ou incorrecte, une demande de régularisation peut être adressée au déclarant. Il faudra alors compléter ou corriger le dossier avant que l’immatriculation puisse être finalisée.
Il n’existe pas de délai identique pour toutes les créations d’entreprise.
Le temps nécessaire dépend notamment de la conformité du dossier, de l’activité déclarée, des justificatifs fournis et du traitement effectué par le greffe.
Un dossier complet et cohérent réduit le risque de demande de régularisation. Il n’est toutefois pas possible de garantir une date précise de délivrance avant la validation du greffe.
Une fois l’entreprise immatriculée, son dirigeant peut utiliser MonIdenum pour être associé aux Kbis des sociétés qu’il dirige. Ce service d’identité numérique est gratuit.
Le dirigeant doit créer son compte, activer son identité numérique et suivre la procédure de rapprochement avec les informations figurant au RCS.
Une attestation d’immatriculation au RNE peut également être téléchargée gratuitement sur les services officiels prévus à cet effet. Elle reprend les principales informations enregistrées au Registre national des entreprises.
Plusieurs situations peuvent expliquer l’absence du Kbis.
Le dossier peut encore être en cours de traitement. Une pièce peut aussi être manquante, illisible ou incohérente avec les autres documents transmis.
Les problèmes les plus fréquents concernent :
une adresse différente selon les documents ;
des statuts non signés ;
une erreur dans le montant du capital ;
une annonce légale incorrecte ;
un justificatif de domiciliation insuffisant ;
l’absence d’un document obligatoire ;
une activité réglementée sans justificatif adapté.
Il est alors nécessaire de consulter le suivi de la formalité sur le portail de l’INPI et de répondre aux éventuelles demandes de régularisation.
Avant de transmettre le dossier, il est recommandé de vérifier que toutes les informations sont identiques sur les statuts, l’annonce légale, l’attestation de dépôt du capital et la déclaration réalisée sur le Guichet unique.
Les documents doivent être lisibles, complets, datés et signés lorsque cela est nécessaire.
Une vérification attentive du dossier permet de limiter les erreurs et d’éviter une partie des demandes de régularisation.
La création d’une société nécessite de réaliser plusieurs démarches dans le bon ordre.
Une erreur dans les statuts, une pièce manquante ou une incohérence entre les documents peut ralentir l’immatriculation et retarder le démarrage de l’activité.
Startea vous accompagne dans la création de votre entreprise jusqu’à l’obtention de votre Kbis.
Vous bénéficiez d’un suivi personnalisé pour préparer votre dossier, effectuer les formalités et répondre aux éventuelles demandes de régularisation.
Vous souhaitez créer votre société plus sereinement ? Contactez Startea pour être accompagné jusqu’à l’immatriculation de votre entreprise.
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